ADMINISTRASI KEUANGAN

1.      PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Di Italia, istilah ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration  di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu  segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan. Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.

2.      PRINSIP ADMINISTRASI KEUANGAN

Manajemen Keuangan adalah tindakan yang diambil dalam rangka menjaga kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem manajemen keuangan yang baik maka diperlukan pengidentifikasian prinsip-prinsip manajemen keuangan yang baik pula. Adapun 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan:

1. Konsistensi (Consistency) : Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu. Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi perubahan di organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen keuangan merupakan suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di dalam pengelolaan keuangan.

2. Akuntabilitas (Accountability) : Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum yang melekat pada individu, kelompok, atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan, atau kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan. Organisasi harus dapat menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumber dayanya dan apa yang telah dia capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui bagaimana dana dan kewenangan digunakan.

3. Transparansi (Transparency) : Organisasi harus terbuka dengan pekerjaannya, menyediakan informasi berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan. Termasuk di dalamnya menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap, dan tepat waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Apabila organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada sesuatu hal yang disembunyikan.

4. Kelangsungan Hidup (Viability) : Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat strategic maupun operasional harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan hidup (viability) merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan organisasi. Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana keuangan yang menunjukkan bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana strategiknya dan memenuhi kebutuhan keuangannya.

 5. Integritas (Integrity) : Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan.

6. Pengelolaan (Stewardship) : Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik melalui berhati-hati dalam perencanaan strategic, identifikasi resiko-resiko keuangan, dan membuat sistem pengendalian dan sistem keuangan yang sesuai dengan organisasi.

7. Standar Akuntansi (Accounting Standards) : Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan prinsip dan standar akuntansi yang berlaku secara umum. Hal ini berarti bahwa setiap akuntan di seluruh dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.

3.      PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN

a.       Perencanaan Keuangan
       Membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu.

b.      Penganggaran Keuangan
       Tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail pengeluaran dan pemasukan.

c.       Pengelolaan Keuangan
       Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara.

d.      Pencarian Keuangan
       Mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional kegiatan perusahaan.

e.       Penyimpanan Keuangan
       Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman.

f.       Pengendalian Keuangan
       Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada paerusahaan.

g.       Pemeriksaan Keuangan
       Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.

4.      FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN

Berikut ini fungsi administrasi keuangan perusahaan :

1. Pembayaran dan Penagihan

Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

2. Entri Jurnal

Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.

3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan

Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.

4. Penganggaran

Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan.

5. Pajak

Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

Tanggung Jawab Administrasi Keuangan

Seorang administrator keuangan mengawasi operasi keuangan harian dan perencanaan keuangan jangka panjang. Pekerjaan meliputi :

•       pengembangan proses

•       laporan

•       pedoman yang dibutuhkan untuk membangun dan menjaga keuangan perusahaan

•       koordinasi departemen keuangan kepegawaian

Seorang staff administrasi keuangan yang sukses sangat terorganisir dan profesional berorientasi pada detail dengan analitis, komunikasi dan keterampilan matematika yang kuat. Mereka harus memahami persyaratan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan keuangan usaha di tingkat lokal, negara bagian dan federal, dan tahu teknik audit untuk membantu memastikan operasi keuangan perusahaan tetap mematuhi peraturan. Penguasaan komputer untuk posisi ini termasuk spreadsheet, presentasi, pengolah kata dan perangkat lunak pelaporan.

5.      PROSES PENERIMAAN DAN PENGELUARAN UANG

1.      Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :

    -  Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau amplop.

    -  Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang   langsung.

    -   Pita daftar penjualan tunai

    -   Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.

    -   Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.

2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan  penerimaan kas yang terdiri dari :

    -    Bukti setoran ke bank                                                        

    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).

    -   Ringkasan cash register

    -   Proof tapes

3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                        

    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)

    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.

4.   Buku pembantu piutang dan buku besar

Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas ), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.

      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, Auditing, Prinsip Accounting, (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :

1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.

2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register", jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di atas.                                                        

3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta, utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek. Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya, tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi. , tetapi dalam hal ini perlu adanya pedoman dalam pembukuan.

      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai berikut :                                                      

1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2    Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi hutang yang akan dibayar.

3.   Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan pembelian.

4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

5.   Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.

6.   Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.

7.  Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.

8.  Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang jaminan.

9.  Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.

10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.                                                        

11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas yang    mengerjakan pembukuan kas.

12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani chek, atau menyetujui pengeluaran.

13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.

14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.

15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang agar tidak digunakan lagi.

16.  Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.

17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara.  

6.      PROSES PENCATATAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN UANG

1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan
dengan prosedur berikut ini :

a.       Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada penagih.

b.      Bagian penagihan mengirimkan penagih yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan ke debitur.

c.       Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.

d.      Bagian penagihan menyerahkan cek ke bagian kasa.

e.       Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untutk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

f.       Bagian kasa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.

g.       Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsment oleh pejabat yang berwenang.

h.      Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

2. Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos dilaksanakan dengan
prosedur sebagai berikut :

a.       Bagian pengiriman mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur
pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.

b.      Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat
pemberitahuan melalui pos.

c.       Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan
dari debitur.

d.      Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.

e.       Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.

f.       Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima
pembayaran dari debitur.

g.       Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas nama
tersebut dilakukan endorsemen oleh pejabat yang berwenang.

h.      Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank
debitur.

3. Penerimaan Kas Melalui Lock-Box-Collection Plan dilaksanakan
dengan prosedur sebagai berikut :

a.       Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur
pada saat transaksi terjadi.

b.      Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh
tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO
BOX di kota terdekat.

c.       Bank membuka PO BOX dan mengumpulkan cek dan surat
pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.

d.      Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri
dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian
sekretariat.

e.       Bank mengurus check clearing.

f.       Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian
piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang
bersangkutan.

g.       Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke
bagian kasa.

h.      Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian
jurnal untuk mencatat di dalam jurnal penerimaan kas.Prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada satu bagian saja.

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Fungsi Yang Terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu :

a.       Fungsi Hutang : Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang  nantinya akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang.

b.      Fungsi Kasir : Fungsi ini menerima bukti pengeluaran uang dari bagian utang, menuliskan besarnya uang yang harus dikeluarkan dalam cek dan
memintakan tandatangannya kepada pejabat yang berwenang, serta
memberikan cek kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek.

c.       Fungsi Akuntansi : Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu
menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang beserta bukti-bukti pendukung
ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti pengeluaran uang yang
telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang ini,
sebelumnya diurutkan menurut urutan nomor urut bukti pengeluaran
uang.

d.      Bagian Pengawasan Intern : Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran pengeluaran uang ini, termasuk mengecek penanggungjawab dari pejabat-pejabat yang berwenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas.

a.       Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa. Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung permintaan pengeluaran kas.

b.      Cek
Dari sudut sistem informasi akuntansi cek merupakan dokumen yang
digunakan untuk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.

c.       Voucher
Dokumen ini sebagai permintaan dari yang memerlukan pengeluaran
kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar.

Catatan Akuntansi Yang digunakan dalam Sistem akuntansi
pengeluaran kas

a.       Jurnal Pengeluaran Kas : Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas

b.      Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk pembayaran kreditur atau pihak lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas yaitu :

a.       Buku pembantu utang

b.      Buku jurnal pembelian

c.       Buku jurnal pengeluaran uang

d.      Remittance advice